[New Outlook] 4. 규칙 추가하기

 

 

🎯 New Outlook 받은 편지함 규칙 추가하기 (규칙 설정)

 

하루에도 수십 통의 메일이 쏟아지는 요즘,

중요한 메일은 놓치지 않고 불필요한 메일은 자동으로 정리되면 얼마나 좋을까요?

이럴 때 꼭 알아둬야 할 기능이 바로 Outlook의 ‘규칙’ 기능입니다.

규칙을 활용하면 메일을 자동으로 분류하거나, 특정 조건에 따라 알림/삭제 등 설정이 가능합니다.

 

New Outlook에서도 간단한 클릭 몇 번으로 자동 분류 규칙을 만들 수 있습니다.

이 글에서 규칙 설정 방법과 실무에 유용한 메일 분류 팁까지 알아보겠습니다.

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✔️규칙 설정하기

 

아래 순서를 따라 New Outlook 받은 편지함에서 규칙을 쉽게 추가할 수 있습니다. 

리본 메뉴의 '규칙' 단추를 선택하여 빠르게 설정창을 여는 방법도 있습니다. 

 

 

1. New Outlook 오른쪽 상단에 설정 선택

2. 왼쪽 메뉴에서 메일 선택

3. 규칙 선택

4. 새 규칙 추가 선택

 

 

5. 규칙의 이름 입력하기 

    - 내가 정한 규칙의 이름을 입력하는 란입니다.

    - 나중에 규칙이 많아졌을 때, 규칙 목록에서 빠르게 알아보고 관리할 수 있도록 기억하기 쉽게 정해줍니다. 

    - 규칙의 이름은 추후 수정 가능 합니다. 

 

6. 메일을 분류할 조건 추가하기

    - ‘보낸 사람’, ‘제목에 특정 단어 포함’ 등 메일을 분류할 조건을 정합니다. 

 

7. 조건에 해당하는 메일이 어떻게 작동할 지 작업 추가 하기

    - ‘폴더 이동’, ‘삭제’, ‘읽은 상태로 표시’ 등 원하는 동작을 선택합니다. 

 

8. 저장 선택

 

아래와 같이 규칙이 추가된 것을 확인할 수 있습니다. 

 

Outlook 규칙 추가

 

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규칙을 설정하는 방법을 알아봤으니, 이제 실무에 가장 많이 사용하는 메일 분류 규칙 Top3를 알아보겠습니다. 

 

 

1️⃣ 보낸 사람별로 분류하기

 

실장님, 팀장님 등 주요 인물의 메일 👉 ‘보낸 사람’ 기준으로 규칙을 설정해 전용 폴더로 자동 이동

 

: 실장님, 팀장님, 혹은 주요 의사결정자의 메일은 실시간으로 확인하고 빠르게 대응하는 것이 중요합니다.

이럴 땐 발신자 이메일 주소를 기준으로 규칙을 설정해 사람별 폴더로 자동 이동되도록 하면 좋습니다.

 

나중에 해당 메일을 다시 찾아보기에도 수월하기 때문에 ❗ 강추❗드리는 규칙입니다.

생각보다 사람은 어떤 메일을 다시 확인해야 할 때, 어떤 내용이었는지 보다 누가 보냈는지를 잘 기억합니다. 

또한 규칙 설정 시 데스크탑 알림을 함께 적용해두면, 메일이 도착하는 즉시 알림을 받아 놓치는 일 없이 대응할 수 있습니다.

 

 

2️⃣ 키워드 별로 분류하기

 

주간 보고, 월간보고, 리포트 등 반복되는 메일👉 키워드를 기준으로 규칙 설정하여 전용 폴더로 자동 이동

 

: [Report], [주간보고], [Monthly Review] 등 매주 정해진 요일에 팀별 또는 프로젝트별 메일이 반복적으로 도착한다면, 일일이 열어보거나 분류하는 데 시간을 쓰기보다는 키워드로 규칙을 걸어 자동화를 해두는 것이 효율적입니다.

 

해당 조건으로 규칙을 설정해 ‘보고서’ 폴더로 자동 이동되도록 구성해보세요. 
보고서를 한 폴더에 모아두면 나중에 누락 없이 일괄 확인하거나 자료로 다시 활용할 때도 훨씬 수월합니다.

 

 

 

3️⃣ 외부 고객사 메일 따로 모으기

 

외부 고객사, 파트너사의 메일 👉 각 회사별 도메인으로 규칙을 설정해 회사별 폴더로 자동 이동

 

: 외부 파트너사나 고객사와 주고받는 메일은 내부 메일과 분리해 관리하는 것이 효율적입니다.

회사 도메인과 다른 외부 도메인(예: @gmail.com, @naver.com, @다른회사.com 등)을 기준으로 규칙을 설정하면, ‘외부 메일’ 폴더로 자동 분류할 수 있어요.

이렇게 분리해두면 클라이언트와의 커뮤니케이션 이력도 한눈에 파악할 수 있고, 대응 우선순위도 명확하게 정리할 수 있습니다.

 

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✨ 마무리하며

 

작은 설정 하나로 메일함이 훨씬 깔끔해지고, 중요한 메일을 놓치지 않을 수 있습니다. 
바쁜 업무 속 쏟아지는 메일을 스마트하고 빠르게 정리하고 싶은 분들은 규칙 기능을 활용하여 업무 효율을 높여보시기 바랍니다😊

 

 

🔜 이어지는 화에서는 아래 내용을 다룹니다. 

• New Outlook에서 부재중 자동 회신 메일 설정하기

 

이 글은 Microsoft 365 도입 기업 및 직장인을 위한 실무 활용 가이드로 제작되었습니다.

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